Word skabeloner

Hvad er Word skabeloner (templates) - og hvad kan de anvendes til?

En Word skabelon - eller template, som det hedder i den engelske version af Word - er i sin simpleste form en standardopsætning for, hvorledes et dokument af en bestemt type altid skal se ud. Hvis man har behov for at oprette den samme slags dokumenter igen og igen – f.eks. breve, rapporter, rejseafregninger m.m. – er det en rigtig god idé at få lavet en skabelon.

En Word skabelon sikrer, at dokumenter i en virksomhed altid får et ensartet udseende fra gang til gang, fordi den enkelte person ikke selv skal tage stilling til, hvilken skrifttype og skriftstørrelse, der skal anvendes, hvordan overskrifterne skal se ud, hvor datoen skal placeres, hvor man skal starte med at skrive på siden osv.

En mere avanceret skabelontype får man, når man kombinerer dokumentlayoutet med programmering for at opnå automatisering af arbejdsprocesser, der knytter sig til den specifikke dokumenttype. I rapporter og afhandlinger kunne man f.eks. få brug for at indsætte tabeller med en kompliceret opsætning og få helt styr på placeringen af billeder og diagrammer i teksten. Og det er vigtigt, at alle typer overskrifter og punkt- og talopstillingerer er éns - hver gang og hos alle personer. I breve vil man måske gerne hente adressatoplysninger fra Outlook og kunne vælge forskellige afdelinger som afsendere - ja, listen er lang.

Ved hjælp af programmering i skabelonerne kan man automatisere sådanne arbejdsopgaver, så man kan udføre dem ved at klikke på en værktøjsknap, en kommando på Båndet eller med en tastaturgenvej.

Hvorfor anvende Word skabeloner?

Word skabeloner har mange fordele, udover dem jeg allerede har nævnt:

• Sikrer at alle dokumenttyper overholder virksomhedens designmanual.
• Giver arbejdsglæde blandt brugerne, som kan koncentrere sig om den enkelte opgave i stedet for at skulle bruge ekstra tid og kræfter på at blive verdensmester til Word's mange funktioner.
• Gør det muligt at automatisere indviklede eller tidskrævende arbejdsprocesser, der kræver enten stor indsigt i Word eller udførelse af mange kommandoer og museklik.
• Dialogbokse (indtastningsbilleder) i skabelonen eller kontrolelementer på Båndet kan med stor fordel anvendes til indskrivning, valg af og validering af oplysninger, som skal placeres i det enkelte dokument fra gang til gang.
• Med dialogbokse, tastaturgenveje og værktøjslinjer/kommandoer på Båndet kombineret med programmering kan man give brugerne præcis det sæt redskaber, de skal og må anvende i forbindelse med udfærdigelsen af et dokument, hvilket giver optimal sikkerhed mod fejl i f.eks. kontrakter o.l.
• Én eneste Word skabelon kan skræddersys til at kunne anvendes globalt, da det ved hjælp af programmering er muligt at anvende forskellige sprog, variable afsenderoplysninger i form af afdelingsnavne og -adresser, individuelle logoer m.m. i én og samme skabelon.
• Sparer mange ressourcer til vedligeholdelse og sikrer kvalitet - én skabelon til 20 afdelinger i stedet for 20 stort set ens kopier blot fordi navnet, adressen eller sproget varierer.